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ノーコードで共有リンクを一斉に送る方法|写真の一斉納品におすすめ

on 21/07/07 16:58

手軽に作成可能なノーコードの開発や自動化に取り組みたいと考えている方が多くいらっしゃると思います。

そこで、今回はノーコードでの開発事例紹介1回目として、フォルダを自動作成してその共有リンクをメールで一斉送信する方法について解説していきます。

 

読んでほしい方

今回のシステムはオンラインで写真を納品している写真館さんの納品作業の自動化を想定しています。

それ以外の方も特定機能のみを活用することも可能です。

 

無料で質問対応致します

以下より手順を解説していきますが、不明点などございましたら、以下のLinkedinアカウント又は最下部のお問い合わせフォームよりご質問下さい。

質問は無料で、些細なことでも喜んでご対応致します。

 

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開発の概要について

使用するツール:Integromat

必要なもの:Integromat無料アカウント、Googleアカウント、Dropbox無料アカウント、Gmail

実装する機能:Dropboxでの一斉フォルダ作成、共有リンク発行、Gmail一斉送信

 

今回の開発では数あるノーコードツールの中でも汎用性の高いIntegromatを使って①フォルダ作成、②共有リンクの発行、③メールの一斉送信の機能を実装していきます。

3つの機能は別の機能と組み合わせたり、特定の機能のみを使うことも可能です。

例えばメールの一斉送信のみを参考にして別の用途と組み合わせて活用することが可能です。

 

開発の流れ

手順1:シートでデータを作成する

手順2:Dropbox内に出力先フォルダを作成しよう

手順3:新しいシナリオの作成

手順4:シートを読み取るモジュールの作成

手順5:フォルダを作成するモジュールの作成

手順6:共有リンクを発行するモジュールの作成

手順7:Gmailで一斉送信するモジュールの作成

 

 

手順1:シートでデータを作成する

まず、シートにID、名前、フォルダ名、メールアドレスの4項目を作成します。

最低限必要な項目は名前、フォルダ名、メールアドレスの3つの項目になります。

IDはフォルダ名で同名の方がいる可能性を考慮して、フォルダ名をID+名前で作成しました。

 

シートの関数を使用して「A2B2、“様_データ”」を合体させてフォルダ名を作成しました。

TIPS①:セルやテキストを合体させるときは「&」を使おう!

 

 

手順2:Dropbox内に出力先フォルダを作成しよう

上記画像のようにお好きな場所・名前で「写真納品用」のようなフォルダを作成しましょう。

この中に自動的にお客様の人数分のフォルダが作成されます。

今回はテストなので「test0707」としました。(今日は七夕です)

 

 

手順3:新しいシナリオの作成

Create a new scenario」で新しいページを作成します。

ちなみに、こちらの「Dashboard」では月間で使用したデータの量がグラフで閲覧できます。

無料の枠は、限られているので気を付けましょう。

 

 

手順4:シートを読み取るモジュールの作成

モジュール(風船のような形のもの)をクリックしてGoogle Sheetを追加しましょう。

 

その中の「Watch Rows」を選択します。

この機能はシート内のデータを列ごとに切り取って読み取ることができます。

 

Watch Rowsの中で上から順番に設定していきます。

 

①どのGoogleアカウントとつなげるのか設定します。

②どのGoogle Spread Sheetとつなげるのか設定します。

③どのSheetとつなげるのか設定します。

1行目に項目名が含むか設定します。今回のようにID、名前、メールなどのデータの名前を含む場合はYesを選択します。そうすることで、1行目は読み取らない設定にできます。

⑤何列目から何列目までを読み取るのか設定します。

⑥何行分のデータを読み取るのか設定します。無料枠のデータ量が限られており、1回あたり数秒時間がかかるためテストの時は2~3程度で設定しておくことをお勧めします。

 

 

手順5:フォルダを作成するモジュールの作成

Google Sheetのモジュールを作成した時と同じようにDropboxを検索して、「Create a Folder」機能を選択します。

 

①どのDropboxアカウントとつなげるのか

②作成するフォルダの名前を設定します。ここでは、シートB列の「フォルダ名」の中にある5つのフォルダを作成するので選択肢の中から「フォルダ名」を選択します。

③どこに作成するのかを指定します。今回は「test0707」フォルダの中に作成するので、「test0707」を選択します。

 

手順6:共有リンクを発行するモジュールの作成

今までと同様にDropboxモジュールを作成し、「Create/Update a Share Link」機能を選択します。

 

①どのアカウントとつなげるのか指定する。2つ目のモジュールと同じアカウントを設定します。

②共有リンクを1つ発行する場合は「Map a file/folder path」「Select a file/folder」どちらでも可能です。しかし、複数のフォルダの共有リンクを動的に作成したい場合は「Map a file/folder path」を選択し、Sheetの「フォルダ名」を選択しましょう。

③「/」で区切ってパスを設定します。今回は「test0707」のみ固定で、その中の「フォルダ名」がお客様ごとに変化する動的変数なのでSheetの緑の選択肢から「フォルダ名」を選択します。

④共有リンクの閲覧権限を設定します。Dropboxの有料プランを契約することでチーム内のみの共有や、パスワードを保有している方のみの共有ができます。

⑤リンクの有効期限を設定します。ない場合は空白で大丈夫です。

⑥リンクの編集権限を設定できます。

 

手順7:Gmailで一斉送信するモジュールの作成

今までと同様にGmailモジュールの中で「Send an Email」機能を選択します。

 

①どのGmailアカウントで送信するのか設定する

②宛先のメールを指定します。今回はSheetの中のD列の「メール」を選択します。

③件名を設定します。「名前」のようにシート内の動的な値を設定することも可能です。

④本文を設定します。動的な共有リンクを入力したいので青色の「URL」を選択します。

⑤添付ファイルがあれば設定可能です。

 

TIPS②:HTMLテキストとして認識するので改行は「<br>」で入力します。

 

手順8:システムの実行

一通り完成したら「Run Once」ボタンをクリックして実行しましょう。

 

テスト実行

無事テストが成功しました!!!

 

 

タイマーをセットする

わざわざ毎回「Run Once」ボタンを押すのが面倒な方は画像下部の時計マークを押して、毎日特定の時間に新しくデータが追加されていたときにのみ実行できます。

それ以外にも、毎週特定の曜日のみ実行など柔軟にタイマー設定ができます。

 

まとめ

今回はノーコードツールのIntegromatを使って手軽にファイルを作成して一斉に共有リンクをメールで送る方法について解説しました。

ノーコードツールを日頃から使用できると、ルーチン業務の削減や生産性向上を実現できます。

今後もノーコードツールの事例を紹介していきますので、ぜひ参考にしてください。

記事の中の不明点やエラーの疑問については私(喜多村悠矢)のLinkedinチャット又は最下部のお問い合わせフォームよりお問い合わせ下さい。

いつでも無料で対応させて頂きます。

 

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喜多村 悠矢
Posted by 喜多村 悠矢

セブのプログラミング学習シェアハウス「PROQ」でNADJAと出会い、マーケティング担当をしています。英語力を活かして、ブリッジSE業務も兼任しています。

Topics: マーケティング, サービス紹介, 自動化