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HubSpotでZoom連携|ミーティングリンク機能で日程調整をすべて自動化

HubSpotの中核となっているCRM機能には、顧客の会社情報、連絡先、連絡回数、閲覧したウェブサイト、送信したフォームの内容、案件の進捗などあらゆる情報が一元管理されています。 その中でも今回は、顧客からの問い合わせをいただいた後の商談で有効活用できる、ミーティングリンク機能について紹介していきます。


HubSpotとは?

HubSpotとはCRM機能(顧客管理機能)を中心にマーケティング、セールス、カスタマーサービスなどマーケティングや営業に関わる業務を支援するツールです。

他のマーケティング支援ツールと比較して低コストで導入できる点が特徴です。

HubSpotの中核となっているCRM機能には、顧客の会社情報、連絡先、連絡回数、閲覧したウェブサイト、送信したフォームの内容、案件の進捗などあらゆる情報が一元管理されています。

その中でも今回は、顧客からの問い合わせをいただいた後の商談で有効活用できる、ミーティングリンク機能について紹介していきます。

ミーティングリンクだけでなくHubSpot全体の活用に関しては、以下のブログをご覧ください。

 

→HubSpot使用者必見|サービス連携と開発でHubSpotを使いこなそう!

 

 

アポイントからの流れ

ミーティングリンク機能について解説する前に、アポイントから実際にオンライン商談を行う前にどのようなステップがあるのか考えてみましょう。

 

①日程調整

メールやチャットを数往復して互いの空いている日程を共有し、その中から双方が開いている時間を割り出します。

 

②ミーティングURL発行

ミーティングの日程が決定したら、Zoom、Google Meet、Microsoft Teamsなどのオンラインビデオ会議ツールを使って、当日使用できるミーティングのURLを発行します。

 

③ミーティングの予定をカレンダーに追加

ミーティングの日程とミーティングURLが決定した後には、ミーティングの詳細情報とともに、その情報をカレンダーに追加します。

 

④CRMにミーティング情報を入力

CRMツールに、ミーティングの内容、日程、参加予定者などの情報を入力していきます。

 

 

商談プロセス自動化の流れ

HubSpotのミーティングリンク機能を使うことで①~④のミーティング準備にかかる手順をすべて自動化し、URLを1つ顧客に送信するだけで完了させることができます。

今からその方法を解説していきます。

 

①アプリマーケットプレイスからZoom連携をインストール

画像の赤色部分にあるアイコンからアプリマーケットプレイスを選択します。

そして、Zoomを検索し、Zoom連携機能をインストールします。

 

②アプリマーケットプレイスからGoogle カレンダーをインストール

①と同様にアプリマーケットプレイスからGoogle Calendarを検索しインストールします。

 

③ミーティングの内容を設定

画像にあるように、セールスのミーティングからミーティングを設定できる画面に移動します。

そして、ミーティングの編集をクリックします。

次に、タイトルとミーティングの挨拶や説明を入力します。

こちらは今後すべてのミーティングに使用されるため、特定のミーティングに関するタイトルと説明を入力しないように注意しましょう。

 

④スケジュールを設定

ここでは、ミーティングの長さと対応可能な時間を入力していきます。

ミーティングの長さに関しては、Google Calendarに選択した長さ分のミーティングのスケジュールが入力されます。

また、自分の空き状況に関しても選択した長さ分のスケジュールが開いている場合に相手に表示されます。

ミーティング対応の時間に関しては、1週間の内ミーティングに対応できる曜日と時間を設定します。

そうすることで、設定した対応時間内で自分のGoogle Calendarに空きがある時間を候補の日程として相手に表示することができます。

以上で基本的な設定は完了です。

他にも、相手からフォームに入力してもらう内容の選択も可能です。(以下画像参照)

 

 

ミーティングリンクを使った日程調整開始!

上記の手順を完了したらいよいよミーティングリンクの機能を使うことができます。

以下の画像のように自分のミーティングリンクをコピーし、ミーティングをしたい相手にチャットで送るだけ完了です。

そうすると自動的に自分が対応できる時間から空いてが日程を選択し、ZoomのURLが共有され、Google Calendarにスケジュールが追加されます。

ミーティングリンク機能を使うことで営業活動を効率化でき、お客様にもスムーズな対応を提供できるようになります。

また、日程の共有ミスなどによるダブルブッキングの防止にもつながりますので、ぜひご活用ください。

 

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