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Hubspot(無料から使える総合顧客管理ツール)の基本的な機能を使いこなし、可視化、業務効率化を進めよう。~コンタクト編~

on 21/06/24 15:24

最近Hubspotを導入してみたものの、今後どのように活用していこうか悩んでいるマーケティング担当の方やHubspotの機能が豊富過ぎて使いこなせていない企業様が数多くいらっしゃると思います。

便利な機能が多くあるためマーケティング担当者の方がすべての機能を把握して、社内の営業や他の部署の方にも機能を理解してもらい活用していくのは難しいと思います。

そこでNADJAのブログではHubspotの機能をフル活用してもらうために、豊富な機能を少しずつ紹介していきます。今回はHubspotの管理画面の中の「コンタクト」というナビバーの中にある「コンタクト」機能で何ができるのか紹介していきます。

 

 

コンタクトって何? コンタクトの使い方と活用方法を紹介します

そもそもコンタクトとは何なんでしょうか?

コンタクトとは簡単に表現すると自社のお客様やリード、取引先の方の情報を管理するための機能のことを指しています。

つまり、自社に関わる全ての人を管理したい時や、情報を調べたい時に「コンタクト」機能を使っていきます。

Hubspotのコンタクトにはまだお客様になっていない方やフォームを入力して資料請求しただけのリードも追加されていきますので、「コンタクト」機能をうまく使いこなせると顧客対応や取引先対応を円滑に進めることができます。

「コンタクト」機能を使いこなしていきましょう!

 

コンタクト画面を開こう!

contactscreen

まず始めにHubspotの管理画面からHubspotのコンタクト画面を開くには上のナビゲーションバーからコンタクトを選択してその中にあるコンタクトを開いていきます。

contact screen2

上記のような画面が表示されていたら正常にコンタクトに移動できています。

顧客の登録をまだ行っていない場合は顧客データの部分が空欄で表示されているはずです。

 

コンタクト機能を使ってできること

コンタクト画面を開けたところで、コンタクト機能を使って何ができるのか紹介していきます。

ざっとリストアップしていくと以下の通りになります

                1. ①コンタクトを一覧にして見る
                2. ②コンタクト担当者別で表示する
                  1. ③担当者が未割当のコンタクトのみを表示する
                3. ④フィルター機能を使って絞り込む
                4. ⑤その他任意のビューを設定可能
                5. ⑥絞り込み結果をビューとして保存する
      1.  

コンタクトの機能をざっくりまとめると「1.~5.」は膨大なコンタクトデータを簡単に閲覧できるように必要なコンタクトのみに絞り込みを行う機能とその絞り込み条件を保存できる機能です。

では実際データが増えてきた際にどのように絞り込みを行うと効果的なのか具体的な場面を紹介していきます。

場面①:自分が担当するコンタクトを表示する

your contact

このように上のタブで「自分のコンタクト」を選択することで今現在自分が担当として割り振られているリード、取引先担当者、顧客などを一覧にして確認することができます。

私の担当者名は「Yuya Kitamura」なのでコンタクト担当者の部分に「Yuya Kitamura」と表示されているコンタクトのみが表示されています。

場面②:誰も対応できていないコンタクトを表示し、担当者にアサインする

nocontact

上部のタブの中で「未割り当てのコンタクト」を選択することで誰も担当が割り振られていないコンタクトをまとめて表示することができます。

nocontact2

この一覧からさらに、赤線部の「未割り当て」をクリックすると担当者を指定することができます。

基本的には全てのコンタクトに対して自社の担当者を割り振ることでコンタクトに対応するときにミスや抜け漏れを防ぐことができます。

場面③:直近で特定のメールを閲覧した顧客のみを表示

filter

このように「フィルターの追加」を押して、フィルターをセットすることで好きなように絞り込みを行うことができます。

今回は、特定のメールを送って開封した人のみを表示しています。

メールを開封した人のみに対して電話をしたり、さらに詳しいPDFの資料をメールで送信することでホットな顧客に対して重点的にアプローチが可能になります。

闇雲に営業の電話を掛けたり、メールを送り付けるのではなく、今の顧客の欲しい情報のみを提示することで、効率よく営業を行えます。

filter2

Hubspot内でコンタクトを絞り込むための、フィルターの項目は多岐にわたり、コンタクトのホームページビュー数や基本属性、メール開封など幅広く設定できます。

ただ、この機能はコンタクト情報を正しく設定できていた場合に正常に表示できるようになっているので、コンタクト情報は正確に追加していきましょう。

 

よく使うビュー(絞り込み条件)を保存しよう

save viewのようにHubspotのコンタクトでは自由自在に絞り込みを行い特定の特徴を持ったコンタクトに絞り込んで表示をすることができます。

choose view

また、複雑な条件で絞り込みを行って、毎回設定するのが面倒だと感じる方は「ビューの保存」から絞り込み条件を保存していつでも瞬時に絞り込みを行えるように名前を付けて保存しておくと良いでしょう。

 

 

その他の機能について

コンタクト画面では絞り込み以外にもコンタクトデータの編集を行ったり、追加する機能もあります。

まとめてデータの編集を行いたい場合は「アクション」、コンタクトの追加を行いたい場合は「コンタクトを作成」、一度に大量のコンタクトをExcelやCSVなどから追加したい場合は「インポート」機能を使います。

①データの編集を行う

action

まとめてデータの編集を行うには赤線部の「アクション」からできます。

データが間違って入力されていたり、重複して入力してしまっていた場合に一度に編集することができます。

②コンタクトを作成

make contact

makecontact2

コンタクトの作成からはコンタクトの属性などの情報を追加していくことができます。

1名のコンタクトを追加する際はこちらからついかしましょう。

③別のファイルから大量のコンタクトを追加する

inport

まとめてコンタクトを追加したい時には赤線部の「インポート」から行います。

こちらは別の顧客管理ツールを使用していてHubspotに移行する際などに便利です。

 

まとめ

このように、Hubspotのコンタクト機能は今後Hubspotを運用していくにあたって重要な機能なので、使いこなせるように理解しておきましょう。

コンタクト情報を正しく入力して、正しく運用していくことで、効率よく顧客管理を行い、顧客が商品に興味を持った最適なタイミングで連絡を取ることができます。

Hubspotでは他にも重要な機能が数多くあるので、今後も各種機能を紹介していきます。

喜多村 悠矢
Posted by 喜多村 悠矢

セブのプログラミング学習シェアハウス「PROQ」でNADJAと出会い、マーケティング担当をしています。英語力を活かして、ブリッジSE業務も兼任しています。

Topics: HubSpot, マーケティング, デジタルマーケティング